Open Webmail permet de créer des entrées assez détaillées. Il n'est pas nécessaire de naviguer versune autre page que celle de la consultation des évènements du jour pour ajouter une entrée. Tout a été prévu pour rendre l'opération aisée et rapide.  Bien que les explications suivantes puissent paraître compliquées, le formulaire d'entrée des évènements dans le calendrier est auto-explicatif et facile à utiliser avec un peu d'expérience.

Pour ajouter une entrée, frappez au clavier votre mémo dans le champ texte situé sous Ajouter un élément au calendrier. Vous devrez sélectionner les heures auxquelles doit avoir lieu l'évènement. A coté de Heure de début, sélectionnez l'heure et les minutes de l'heure du jour souhaitée. Vous pouvez également sélectionner une Heure de fin pour cet évènement (la saisie est identique à celle de l'Heure de début). Si vous sélectionnez la valeur "Aucun" pour l'Heure de début, l'évènement sera ajouté en fin de la liste des évènements pour ce jour, sans heure particulière. Vous pouvez utiliser cette possibilité lorsque par exemple, vous connaissez la date ou le jour de l'évènement, sans autre précision quant à l'heure exacte de celui-ci. Si vous ne sélectionnez aucune Heure de fin, l'évènement n'indiquera pas d'heure de fin.

Vous disposez ensuite d'une option qui vous permet de préciser la fréquence de répétion de l'évènement,s'il y a lieu. Si seul le jour courant est concerné par l'évènement, laissez en place la sélection proposée par défaut dans la liste déroulante ("La date d'aujourd'hui uniquement"). Cependant, cet évènement peut être répété chaque jour identique à celui en cours, selon le cas. Le calendrier reconnaît automatiquement le jour en cours, et adapte son menu déroulant en conséquence, afin de proposer par exemple, si le jour en cours est un jeudi les deux options suivantes: "Chaque 1er jeudi du mois", et "Chaque jeudi de ce mois".

Le calendrier Open Webmail vous permet d'utiliser encore davantage de possibilités. Ainsi, vous pouvezutiliser l'option "aujourd'hui et les ___ jours suivants" (ou "___" correspond à un champ texte dans lequel vous pouvez spécifier le nombre de jours souhaité). Par exemple si un évènement doit avoir lieu à la même heure du lundi au jeudi de la même semaine, vous choisirez, pour saisir cet évènement dans le calendrier, le lundi qui correspond à la première occurence de l'évènement, dans la "vue par mois", puis cocherez la case "aujourd'hui et les", et taperez la valeur "3" au clavier dans le champ texte.

Les autres options, comme "Seulement ce mois", "Tous les mois pairs de cette année","Tous les mois de cette année", ainsi que la case à cocher "Chaque année"permettent d'affecter l'évènement à toutes ces possibilités de fréquence, toutes les options pouvantêtre utilisées en combinaison.

Le champ intitulé Faire pointer cet élément sur permet de faire pointer l'évènement sur un documentou un site web qui pourrait contenir davantage de détails sur l'évènement. Ce lien peut donc pointer vers un fichier local, ou bien vers un document situé sur Internet ou bien encore sur votre Intranet. Dans ces deux derniers cas, il convient de laisser la valeur http:// prépositionnée dans le champ texte et de la compléter. Pour un fichier situé localement sur votre ordinateur de consultation, modifiez cette valeur en file:///, en respectant les règles de syntaxe suivantes pour le chemin d'accès (exemple) file:///c:/mes documents/exemple.txt).
Notez que si vous avez créé un lien vers votre machine locale, celui-ci ne sera exploitable uniquementque depuis cette machine utilisée pour consulter votre calendrier Open Webmail (à moins bien sûr, que ledocument existe avec le même nom et le même chemin d'accès sur une autre machine!). Il est recommandé de conserver http:// dans le champ texte et de créer un lien vers un site web/intranet "en-ligne" pour tirer le meilleur parti de cette possibilité.

Dans le champ texte suivant, intitulé Envoyer une notification par mail à, vous pouvez préciserune adresse E-mail pour rappel de l'évènement, à quelqu'un qui pourrait, par exemple, avoir une réunion avec vous.  Eventuellement, vous pouvez saisir votre propre adresse E-mail, qui servira comme un pense-bète.  Lorsque l'évènement à lieu, un E-mail est automatiquement envoyé à l'adresse spécifiée dans le champ correspondant.

La Couleur de l'évènenment vous permet d'affecter un code de couleur à celui-ci. Ceci peut s'avérer pratique pour la consultation rapide des évènements programmés, en sachant que vous avez la liberté de choisir à quel type d'évènement vous voulez faire correspondre chaque couleur.  Pour affecter une couleur à une entrée, sélectionnez une combinaison lettre-nombre dans le menu déroulant en fonction de la correspondance proposée en légende juste en-dessous.

Finallement, après avoir saisi tous vos éléments pour l'évènenement, vous validerez cette saisie encliquant sur le bouton "Enregistrer" et l'évènement sera intégré à la liste conformément àvos indications.

Vous pouvez également éditer les évènements après qu'ils aient été intégrés dans le calendrier, en cliquant sur le Titre de l'évènement correspondant. Vous pouvez suivre pour cela les instructions ci-dessus, car les possibilités d'édition sont quasi identiques à celles pour la création d'une entrée. La seule chose qui ne peut être modifiée, concerne la fréquence de l'évènement. Pour modifier la fréquence d'un évènement, mieux vaut le supprimer, (en cliquant sur l'icône poubelle à droite du titre de l'évènement) puis le créer à nouveau.